NộI Dung
- Quyết định những gì bạn đang sử dụng bản tin của bạn cho
- Không có trang web, bản tin!
- Tôi chỉ là một lời nhắc nhở thân thiện
- Tất cả các tin tức phù hợp để cào
Hãy nhớ khi bản tin email về cơ bản là tất cả mọi thứ? Tôi nhớ khoảng đầu thế kỷ khi có thể gửi một bản tin lớn là một Thỏa thuận lớn, khi đó là điều khiến mọi người ngồi dậy và nhận thấy rằng tổ chức của bạn đang thực sự tiến lên trên thế giới. Bạn có một số tiền lớn để ném xung quanh vì bạn có một bản tin email.
Ngày nay, bạn thường chuyển tiếp tất cả các bản tin email trực tiếp vào thùng rác mà không cung cấp cho họ nhiều hơn những cái nhìn khó hiểu nhất. Đó chỉ là những người bạn chọn để đăng ký, quá. Về cơ bản, chúng đã trở thành một dạng thư rác có lợi hơn.
Điều đó không có nghĩa là họ không sử dụng. Bản tin email thực sự là một cách khá tốt để truyền tải thông tin đến các thành viên của bạn một cách nhanh chóng và một số loại bang hội tốt hơn là có một cuộc họp đầy đủ. Ngay cả khi bang hội của bạn không có trang web thực sự, một danh sách email có thể cung cấp cho bạn tất cả thông tin bạn cần để tham khảo dễ dàng với nỗ lực tối thiểu. Nhưng bạn phải biết làm sao để sử dụng chúng để tránh bị ném vào thùng rác kỹ thuật số đó.
Vì vậy, hãy nói về cách bạn có thể làm cho một bản tin email trở nên hữu ích, bắt đầu với bước đầu tiên rõ ràng ...
Quyết định những gì bạn đang sử dụng bản tin của bạn cho
Nếu phản hồi của bạn về "cái gì" là vấn đề nhìn chằm chằm và nói "sử dụng ... tin tức?" thì có lẽ bạn chưa hoàn toàn ở đó. Tin tức là kết thúc mở đáng chú ý, và nó không bao gồm những cách sử dụng tốt nhất của một bản tin bang hội. Có ba điều chính mà định dạng có thể làm:
- Phục vụ thay cho một trang web: Nếu bang hội của bạn đủ nhỏ, bạn thực sự không cần phải có một trang web đầy đủ cho một số thứ. Chỉ cần có một bản tin thường xuyên với thông tin thích hợp có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn miễn là bạn sử dụng đúng. Một loại "Nhắc nhở Thứ Hai" sẽ hoạt động tốt, với những người có một bản tin thường xuyên liệt kê các thành viên, thông tin liên lạc và bất cứ điều gì xảy ra một cách thường xuyên.
- Cung cấp nhắc nhở lịch trình: Khi các sự kiện đang xảy ra, nó có thể hữu ích trong nhỏ hơn hoặc là bang hội lớn hơn để có lời nhắc gần với ngày của sự việc. Thật hữu ích khi có một lời nhắc nhở nhanh chóng, ví dụ, đó là một kế hoạch cụ thể vào một ngày nhất định,
- Cập nhật máy chủ và tin tức: Phải thừa nhận rằng đây là một điều hiển nhiên để sử dụng một bản tin, nhưng nó cũng hoạt động rất tốt cho những mục đích đó Nếu lãnh đạo thay đổi, đây là một cách tốt để cho mọi người biết. Nếu một quy tắc thay đổi, đây là một nơi tốt để cho mọi người biết. Khi mọi thứ đã khác trong tuần này so với tuần trước, thật tốt khi cho mọi người biết.
Lưu ý rằng những mục đích này không loại trừ lẫn nhau. Ví dụ, bạn có thể sử dụng bản tin của mình thay cho trang web, trong khi vẫn bao gồm các cập nhật về những gì đang xảy ra trong tuần này (quái gì, nó gần như được khuyến khích). Vấn đề chỉ là quyết định những gì của bạn sơ cấp mục đích là Nếu bạn chỉ cung cấp lời nhắc lịch trình, bạn nên ưu tiên việc cung cấp danh sách liên lạc thường xuyên cho toàn bộ bang hội.
Từ đây, chúng ta hãy đi qua những gì mỗi mục đích có thể có thể sử dụng, bắt đầu với mục đích đầu tiên.
Không có trang web, bản tin!
Đối với một nhóm nhỏ người, một bản tin có thể là sự thay thế hiệu quả cho một trang web, bởi vì bạn có thể đặt cùng một thông tin trong bản tin đó như bạn thường thấy trên một trang web. Nói tóm lại - bạn có thể nhanh chóng tạo một mẫu trong đó bạn đăng thông tin liên hệ của thành viên bang hội và trạng thái của bất kỳ sĩ quan nào bạn có, chỉ cần gửi lại mẫu đó với bất kỳ sự kiện nào được lên kế hoạch cho tuần tới và mọi cập nhật về tư cách thành viên hoặc chính sách .
Điều duy nhất bạn thiếu với phương pháp đó là một điểm tham chiếu duy nhất cho các quy tắc và gửi thư một lần cho những người có vấn đề lại khi họ thay đổi thường sẽ thực hiện thủ thuật. Hiện tại tất cả chúng ta đều có Gmail, chúng ta có thể lưu trữ email mà chúng ta cần.
Ưu điểm của phương pháp đặc biệt này là thiếu bảo trì và dòng chảy mượt mà hơn cho các thành viên không muốn làm phiền với các trang web bên ngoài trò chơi; tất cả những gì họ cần làm là kiểm tra email của họ thường xuyên. Nhược điểm, như đã đề cập, là bạn không có một điểm tham chiếu trung tâm duy nhất, đôi khi có thể cảm thấy nhỏ hơn
Trong định dạng này, yếu tố quan trọng nhất sẽ là những lời nhắc nhở thường xuyên về thông tin liên lạc và tạo điều kiện cho mọi giao tiếp cần thiết thông qua danh sách này. Các bản cập nhật rất quan trọng, nhưng hơi ít vì trong trường hợp cụ thể này, kỳ vọng là hầu hết mọi người đều nhận được cập nhật qua trò chơi.
Tôi chỉ là một lời nhắc nhở thân thiện
Loại bản tin này có một mục tiêu rất khác nhau. Thay vì cung cấp một đường liên lạc hai chiều và giảm tải các nhiệm vụ sẽ làm cho một trang web, bạn đang tạo một bản cập nhật để nhắc nhở mọi người về những gì xảy ra trong bang hội một cách thường xuyên. Cái nào hữu ích; quá dễ để quên, có những thứ khiến bạn mất trí, và sau đó không bao giờ đăng ký cho các sự kiện nghe có vẻ thú vị.
Trong trường hợp này, người ta cho rằng bang hội làm có một trang web của một số loại, trong trường hợp này hoạt động tốt như một lời nhắc nhở về những điều được lên kế hoạch. Hàng tuần vẫn là một tần suất tốt cho loại cập nhật này, vì nó chỉ để nhắc nhở mọi người về những gì đã lên kế hoạch trong tuần.
Tất nhiên, nhược điểm lớn nhất là bạn có thể thấy mọi người quên đi những thứ được thêm vào lịch trình vào các khoảng thời gian không phải hàng tuần. Nếu bạn gửi một bản cập nhật vào mỗi thứ Sáu về tuần tiếp theo và một cái gì đó được thêm vào Chủ nhật cho thứ ba, nó có thể dễ dàng bị bỏ qua hơn một chút. Kết quả là bạn cần đưa ra quan điểm điều phối những gì đang được thực hiện và khi nào để đảm bảo rằng mọi người đều làm nổi bật các sự kiện của họ.
Đó cũng là một ý tưởng tốt để bao gồm một lời nhắc về làm sao những sự kiện này có thể được lên lịch một cách thường xuyên. Thêm vào các bản cập nhật lớn hoặc tin tức cho loại cập nhật này là hữu ích, nhưng nói chung, bạn nên tập trung vào những khoảnh khắc được lên lịch sắp tới.
Tất cả các tin tức phù hợp để cào
Nếu bang hội của bạn có một trang web, tại sao bạn cần bao gồm điều này? Bạn có tất cả các tin tức của bạn ngay trên trang nhất, không cần phải đưa ra ngoài. Đó là sự thật, theo như nó đi, nhưng nó nhìn ra thực tế rằng có một lợi thế để tập trung vào tin tức đến thông qua các bản tin thay thế.
Tin tức được đăng trên các diễn đàn yêu cầu bạn vào diễn đàn và có thể bỏ lỡ mọi thứ. Tin tức trong một bản tin dễ nhìn vào và nhận ra khi nó xảy ra. Điều đó thậm chí không có nghĩa là nó phải là cái này hay cái kia - bạn có thể dễ dàng có tin tức ngay tại đó và có liên kết đến một bản cập nhật trên một trang web chính thức nếu mọi người muốn thảo luận về các thay đổi. Làm cả hai là rõ ràng hơn làm một hoặc khác.
Khi bạn đang sử dụng một bản cập nhật tin tức theo cách này, có lẽ bạn nên gửi mọi thứ ra bất cứ khi nào có thông tin mới, cùng với một loạt các sự kiện lớn hai tuần một lần. Các sự kiện lớn theo lịch trình cũng phù hợp độc đáo ở đây, nhưng chúng không có nghĩa là bắt buộc.
Tất nhiên, nhược điểm của việc này là ai đó cần phải mất nhiều thời gian hơn để thu thập và cập nhật mọi người về tin tức. Điều này có thể dễ dàng có nghĩa là một sĩ quan cần phải thực hiện một công việc toàn thời gian từ các bản cập nhật tin tức, sẽ ổn nếu điều đó được thỏa thuận nhưng có lẽ không phải là điều mà mọi người muốn làm với tư cách là một sĩ quan.
Bản tin, cuối cùng, cũng giống như mọi thứ khác trong hộp công cụ của bang hội - chúng là một cách để đảm bảo rằng giao tiếp đang diễn ra trong bang hội và mọi người đều biết chuyện gì đang xảy ra. Bạn cần chắc chắn rằng bạn biết lý do tại sao bạn sử dụng chúng, nhưng nếu bạn biết điều đó, bạn có thể nhận được một số lợi ích thực sự lâu dài từ việc bổ sung chúng.